Asistentka, office manažerka... Co která vlastně dělá?

Možná se to týká právě vás - zanedlouho vám bude končit rodičovská dovolená, a vy budete shánět práci. Ráda byste dělala asistentku nebo sekretářku, ale nyní se roztrhl pytel s nejrůznějšími novátorskými názvy pozic, které vám jsou možná velkou neznámou. Jaký je vlastně rozdíl mezi asistentkou, administrativní pracovnicí a office manažerkou? O jaké pozice se právě vy můžete ucházet? Nezoufejte a čtěte dál, pomůžeme Vám se v tom vyznat!

Práce v administrativě se v posledních letech hodně proměnila, většina komunikace probíhá emailem a písařky na stroji už také potřeba nejsou. Stále ale zůstávají porady, telefony, tabulky, reporty, zadávání faktur. Asistentky i referenti jsou potřeba stále, jen se jmenují trochu jinak. Co po vás tedy budou chtít? Odpovídá Hana Kostovičová z portálu Práce.cz, kde právě takové pozice najdete. „Všechny pozice v administrativě se neobejdou bez dobré znalosti práce na počítači a pokročilé znalosti běžného kancelářského softwaru. Tím myslím nejen textové editory jako je Word, ale především tabulky a pokročilé funkce Excelu. Každá firma používá pak různé programy na míru, do kterých vás zaškolí, toho se není třeba bát.“ Pokud tedy umíte pracovat s počítačem, zvládnete i tyhle „novinky“.

Administrativní pracovník, referent – je vlastně pomocná kancelářská síla. Administrativní pracovník (na úřadech se jim říká referent, referentka) zadává a přepisuje data do počítače, kontroluje přijaté dokumenty, vytváří rejstříky a jednodušší statistiky. Skoro veškerou práci mu někdo zadává – například office manažerka. Od referenta se čeká, že úkoly splní samostatně, správně a hlavně včas. Na takové pozici vám stačí maturita, ideálně na ekonomické škole. „Pokud po vás chtějí ve výběrovém řízení motivační dopis, pak zdůrazněte znalost Excelu, pečlivost a samostatnost,“ radí Hanka Kostovičová .

Asistent, asistentka – dříve se jim říkalo sekretářky, a i když by to dnes tyto většinou ženy braly jako urážku, prostě jsou to pravé ruce manažerů. Zajišťují spojení šéfa se světem (i v cizích jazycích), zvedají jeho telefony, mají pod palcem jeho diář, organizují porady a pořizují z nich zápisy, mají na starost chod kanceláře. Jak se můžete přesvědčit na Prace.cz, i zde budete potřebovat maturitu (ideálně ekonomický směr) anebo bakalářské vzdělání. Neobejdete se bez dobré znalosti kancelářského softwaru a angličtiny, případně jiného jazyka, pokud je firma z jiného státu (slovem i písmem, obchodní korespondence v daném jazyce). Ve výběrovém řízení vyzdvihněte své organizační schopnosti, diskrétnost, aktivitu, odolnost vůči stresu, příjemné vystupování. To všechno by dobrá asistentka měla ovládat.

Office manager, office manažerka – je vedoucí kanceláře a bývá na rozdíl od asistentky k dispozici celému týmu nebo oddělení. Zajišťuje administrativu, nakupuje kancelářské potřeby, zadává data do počítače, archivuje, hlídá důležité termíny. Office manažerky mohou také zajišťovat kontakt s dodavateli či odběrateli, vyřizovat reklamace. „Najdete je v právnických kancelářích, menších firmách, jsou to šikovné organizátorky, většinou dělají více věcí najednou a zvládnou se domluvit i s obtížnými dodavateli i kolegy,“ popisuje Kostovičová. Pokud máte zkušenosti s organizací konferencí nebo veletrhů, bude se vám na této pozici líbit. Opět po vás budou chtít především maturitu. Ani zde se neobejdete bez cizího jazyka, nejčastěji angličtiny.

Pracovník back office má hodně společného s office manažerkou. Mívá na starosti administrativní chod konkrétního oddělení (například call centra) nebo i celé firmy (například advokátní kanceláře). Pracovník back office objednává kancelářské potřeby, zadává informace do interních databází, dohlíží na dodržování termínů u fakturace a podobně. Stará se také o evidenci účetních dokladů či platebních příkazů. Opět potřebujete maturitu ze školy ekonomického směru a bez angličtiny to budete mít obtížné.

Do stejné sféry patří i recepční. Znáte je z hotelů, ale mají je i firmy. Zvedají a přepojují telefony, uvádějí návštěvy, přebírají zásilky od kurýrů, zajišťují drobnou administrativu. Někdy objednávají kancelářské potřeby či občerstvení na firemní akce. Recepční musejí znát firmu jako celek. I tady je třeba maturita, reprezentativní a příjemné vystupování. Výhodou je například i zkušenost s praxí v call centru.